Immer mehr Beschäftigte nutzen die eigenen Notebooks, Tablets und Smartphones auch beruflich. Haftungsfragen und Datensicherheit bleiben dabei oft ungeklärt.
Nutzen Sie Ihr privates Smartphone, Notebook, Handy oder Tablet auch beruflich? Warum auch nicht. Das private Gerät ist immer mit dabei und zudem oft attraktiver als das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte. Günstige Tarife und Flatrates erlauben unbegrenztes Surfen und Telefonieren, dem Einzelnen entstehen durch die dienstliche Nutzung keine Extrakosten. „Ich habe mein ganzes Leben auf meinem iPhone“, erklärte unlängst eine Kollegin. „Warum sollte ich nicht auch damit arbeiten?“
Mobile IT-Geräte werden überall hin mitgenommen und laut einer IFES-Studie im Auftrag der GPA-djp benutzen zwei von drei Personen ihr Privathandy auch beruflich. Der Trend, die eigenen Geräte beruflich zu nutzen, kommt ursprünglich aus den USA und heißt „bring your own device“ oder BYOD. Mittlerweile ist die Entwicklung „private Geräte mitzubringen“ auch in Europa angekommen und bereits weit verbreitet.
Nicht verwechseln darf man BYOD mit der schon länger etablierten Praxis der Heim- oder Telearbeit. Der Unterschied ist auf den ersten Blick ein kleiner, der aber weitreichende Folgen haben kann. Während man bei der Telearbeit bestimmte Aufgaben aus dem beruflichen Umfeld im wahrsten Sinne „mit nach Hause nimmt“, bringt man bei BYOD das Zuhause mit in den Betrieb.
An einem Heimarbeitstag beispielsweise am eigenen PC einen Bericht schreiben oder an einer Excel-Datei arbeiten kann aus ArbeitnehmerInnensicht Vorteile bringen: freie Zeiteinteilung, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, mehr Freizeit durch den Wegfall von Fahrtzeiten usw. Wenn Heimarbeit geleistet wird, geschieht das in der Regel nach Absprache mit den Vorgesetzten und in vielen Betrieben gelten umfassende Betriebsvereinbarungen zum Thema.
Die Auswirkungen von BYOD
Anders bei BYOD – hier gibt es noch kaum Betriebsvereinbarungen. Viele Unternehmen unterstützen den neuen Trend aktiv, weil sie sich eine erhöhte Motivation der Beschäftigten erwarten, wenn diese Arbeitsgeräte und die dazugehörige Software selbst wählen können. Da sich die Beschäftigten mit ihren eigenen Geräten bereits auskennen, sind keine Einschulungen notwendig – die haben die ArbeitnehmerInnen schon freiwillig in ihrer Freizeit absolviert. Viele Arbeitgeber gehen zudem von einer Kostenreduktion durch die Einführung von BYOD aus.
„Die gängige Praxis ist so, dass BYOD zwar praktiziert, aber kaum geregelt wird. Unternehmen und Beschäftigte legen sich ihre jeweils eigene Umgangsweisen zurecht – meist ohne näher über Folgen oder Vor- und Nachteile nachzudenken“, erzählt Arbeit-und-Technik-Expertin Clara Fritsch von der GPA-djp. Aus der Beratungspraxis weiß sie, dass die Bandbreite der betrieblichen Übungen groß ist. „Oft geben MitarbeiterInnen ihre Zustimmung zur Fernlöschung ‚im Notfall‘, damit der Zugriff auf Firmendaten auf dem privaten Smartphone möglich wird. Viele ArbeitnehmerInnen tun das, weil sie ihre privaten Smartphones oder Tablets gegenüber Firmengeräten oft als moderner, leistungsfähiger und benutzerfreundlicher wahrnehmen. Kommt es zur tatsächlichen Löschung, sind private Daten ebenfalls verloren.
„In einem anderen Betrieb erhalten die KollegInnen eine finanzielle Abgeltung dafür, dass sie sich eigenverantwortlich darum kümmern, ihre Handys immer funktionsbereit und auf dem neuesten (Sicherheits-) Stand zu halten“, erläutert Fritsch. Grundsätzlich treffen bei der Anwendung von BYOD teilweise widersprechende Anliegen von ArbeitnehmerInnen, BetriebsrätInnen, Geschäftsführungen und IT-Abteilungen aufeinander.
Einheitliche Wartung schwierig
Wenn BYOD nicht von der Unternehmensleitung eingeführt wird, sind es oft besonders technikaffine Beschäftigte, die mit dem Wunsch an ihre Vorgesetzten herantreten, das private Gerät nutzen zu dürfen. Häufig rennen sie damit offene Türen ein. Die Arbeitgeber begrüßen das Engagement und kalkulieren damit, dass die Beschäftigen dadurch produktiver arbeiten. Darüber hinaus können Arbeitgeber Kosten für Geräte und deren Management auf die Beschäftigten abwälzen. Wenig begeistert sind dagegen oft die IT-Abteilungen, denn die Vielzahl privater Geräte macht einheitliche Wartung, Herstellung von Systemzugängen und Synchronisation (bspw. von unterschiedlichen Kalender-Lösungen) schwierig. Alle Geräte mit den (aus Unternehmenssicht) notwendigen Sicherheitsvorkehrungen auszustatten ist ebenfalls aufwendig.
BYOD fördert Entgrenzung
BetriebsrätInnen stehen bei der Einführung von BYOD vor der nicht leichten Herausforderung, unterschiedliche Interessenlagen abzuwägen und nach Möglichkeit einen Ausgleich herzustellen. Für sie steht der Schutz der Beschäftigten im Vordergrund, besonders was die Entgrenzung betriff t, also die Verflechtung von Arbeitszeit und Freizeit. Umfragen zeigen, dass Menschen, die ihr eigenes Gerät beruflich nutzen, im Krankenstand und Urlaub häufiger erreichbar sind als jene, die berufliche und private Nutzung trennen. Darüber hinaus sind nicht alle Beschäftigten technikbegeistert und bereit dazu, sich mit der Auswahl des geeigneten Geräts und dessen Programmen zu beschäftigen oder berufliche Wartungsaufgaben zu übernehmen.
Kommt BYOD im Betrieb völlig ungeregelt zum Einsatz, treten bestimmte Fragen und Probleme auf: Wer darf was am privaten Gerät? Wie lässt sich die Sicherheit sensibler Daten gewährleisten? Wer haftet, wenn etwas schief geht? Wer garantiert, dass der Arbeitgeber nicht auch Zugriff auf private Nachrichten oder Fotos erhält? Wer ist verantwortlich, wenn über private Geräte schädliche Software ins Unternehmensnetzwerk gelangt? Wie sieht es mit der Abgrenzung von Arbeitszeit und Freizeit aus, wenn dienstliche Nachrichten am Privatgerät empfangen werden, auch nach Dienstschluss? Expertin Clara Fritsch empfiehlt, auf diese und eine Fülle weiterer Fragen auf Betriebsebene Antworten zu finden und verbindliche Regeln aufzustellen, bevor BYOD eingeführt wird. Nähere Infos in der Broschüre „Bring your own device.“, Bestellungen: service@gpa-djp.at
Daten trennen
Als sinnvollste Variante der Verwendung von BYOD empfiehlt die GPA-djp-Expertin, die Verwendung der betrieblichen und privaten Daten auf dem mobilen Gerät zu trennen. Dafür gibt es eine Reihe technischer Möglichkeiten, etwa einen eigens verschlüsselten Bereich für berufliche Angelegenheiten oder auch zwei Sim-Karten. „Der Markt für unternehmensinterne Software zur Erleichterung von BYOD wächst derzeit stark. Zunehmend werden Systeme programmiert, die zwischen privaten und beruflichen Daten auf den Smartphones trennen“, berichtet Fritsch
Eine Abwandlung von BYOD ist das sogenannte Prinzip von „choose your own device“. Dabei wird auf den beruflichen Einsatz von Privatgeräten verzichtet und die IT-Abteilungen bieten eine Palette verschiedener Geräte an. Die Beschäftigten suchen sich das passende Modell aus und können dieses auch privat verwenden, wenn vorgegebene Nutzungsrichtlinien des Unternehmens beachtet werden. In jedem Fall muss gewährleistet sein, dass der Arbeitgeber nicht auf die privaten Daten zugreift.
Wer trägt die Kosten?
Auch die Kosten- und Haftungsfragen müssen betriebsintern geklärt werden, bevor BYOD zur Anwendung kommt. Beteiligt sich der Arbeitgeber an den Kosten für Anschaffung und laufenden Betrieb? Wie gestaltet sich die Haftung bei Diebstahl, Beschädigung oder Verlust des Geräts? Wer zahlt, wenn über Privatgeräte Viren oder schadhafte Software ins Unternehmensnetzwerk gelangen und aufwendig entfernt werden müssen?
„Wenn in einem Betrieb BYOD als mögliche Arbeitsmethode eingeführt werden soll, sind im Vorfeld erstellte und klare Regelungen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat unverzichtbar“, erklärt Fritsch. Über alles, was die Kontrolle der Beschäftigten oder die Arbeitszeit betriff t, muss zudem eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden. Sinnvoll sind Nutzungsrichtlinien zum Passwortschutz oder bei Diebstahl. Sie rät den Beschäftigten, sich gut zu überlegen, ob sie ihr privates Gerät auch dienstlich nutzen wollen. ArbeitgeberInnen können BYOD nicht erzwingen, ArbeitnehmerInnen können jederzeit von derartigen Vereinbarungen zurücktreten.
Interview mit Helmut Wolff: Der Umgang mit BYOD in der Unify GmbH
Helmut Wolff ist Betriebsratsvorsitzender der Unify GmbH, der österreichischen Tochterfirma eines weltweiten Produzenten von Kommunikationsanlagen und Kommunikationssoftware. Er erzählt, wie BYOD in seinem Betrieb diskutiert wurde, und welche Entscheidung die Beschäftigten am Ende getroffen haben.
KOMPETENZ: Wie ist das Thema BYOD aufgekommen?
Helmut Wolff: Untypischerweise ist die Initiative von der globalen IT-Abteilung ausgegangen.
KOMPETENZ: Wie lief der Prozess ab?
Helmut Wolff: Wegen der zentralen Steuerung der IT im Konzern können solche Vereinbarungen nur für alle Standorte weltweit getroffen werden. Es wurde ein Fragebogen erstellt, um die Bereitschaft der Beschäftigten zu BYOD in Erfahrung zu bringen.
KOMPETENZ: Wie habt ihr als Körperschaft den Prozess beeinflusst?
Helmut Wolff: Wir wollten die Fragen vorher sehen und waren damit einverstanden. Ich habe kein Problem damit, wenn Kolleginnen und Kollegen gefragt werden, wie hoch die monatliche Kompensation sein soll falls BYOD eingeführt wird. Es wurde auch konkret gefragt, zu welchen technischen Lösungen die Beschäftigten bereit wären und nicht einfach „wollt ihr das einführen?‘“.
KOMPETENZ: Was kam heraus?
Helmut Wolff: Unternehmensweit hat das fast die Hälfte der Leute nicht interessiert, in Österreich sogar ein bisschen mehr. Am meisten Zustimmung fand die Idee bei den KollegInnen im asiatischen Raum, weniger in den USA. Ohne klares „Ja“ der Beschäftigten wurde das Thema nicht weiter verfolgt. Das kann sich in Zukunft natürlich wieder ändern.
KOMPETENZ: Was ist jetzt geregelt bei euch?
Helmut Wolff: Wir praktizieren bei Smartphones „choose your own device“. Die Leute suchen sich von verschiedenen angebotenen Modellen eines aus und können es auch privat nutzen. Bei Laptops und Notebooks sind die Geräte vorgegeben, dafür kann frei Software installiert werden, wobei die Verantwortung dafür dann beim Einzelnen liegt.
