Nach langwierigen Verhandlungen konnten die Sozialpartner mit der Bundesregierung eine gesetzliche Regelung von Home-Office auf den Weg bringen. Sie bringt klarere Regeln für ArbeitnehmerInnen, um Home-Office auch über die Pandemiezeit hinaus in einer sinnvollen und geregelten Art und Weise möglich zu machen. Die Regierung hat angekündigt, die Gesetzestexte umgehend vorzubereiten.
Wir haben die wichtigsten Eckpunkte der Neuregelung noch einmal zusammengefasst.
Freiwilligkeit, Schriftlichkeit, Rücktrittsrecht
Home-Office kann nur freiwillig vereinbart werden, wenn sich also ArbeitnehmerIn und ArbeitgeberIn darauf einigen. Die Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Als Basis und Absicherung der Freiwilligkeit wird ein Rücktrittsrecht aus wichtigem Grund mit einmonatiger Frist gesetzlich verankert. Ein solcher Grund kann zum Beispiel vorliegen, wenn sich die ArbeitnehmerIn Nachteile in der beruflichen Entwicklung sieht (zB durch mangelnden Kontakt mit KollegInnen oder Führungskräften), wenn sich die Familienverhältnisse verändern etc.). Die Sozialpartner werden eine Mustervereinbarung für die vertragliche Gestaltung der Home-Office-Vereinbarung zur Verfügung stellen.
Betriebsvereinbarung wichtig
Neu wird ein eigener freiwilliger Betriebsvereinbarungstatbestand für die Einführung und Regelung von Home-Office im Arbeitsverfassungsgesetz verankert. Eine erzwingbare Betriebsvereinbarung war am Verhandlungsweg gegen den heftigen Widerstand der ArbeitgeberInnenorganisationen nicht durchsetzbar. Die Erweiterung der BV-Tatbestände zeigt aber, dass es als sinnvoll und empfehlenswert erachtet wird, zu Home-Office Betriebsvereinbarungen abzuschließen. Dafür gibt es künftig einen neuen Tatbestand, unter bestimmten Umständen muss weiterhin jedenfalls verpflichtend eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden, wenn mit Home-Office etwa die Nutzung von Videokonferenztools oder die Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme verbunden ist. Ein Vorteil der fakultativen Betriebsvereinbarungen ist zudem, dass sie im Fall der Kündigung eine Nachwirkung entfalten.
Arbeitsmittel und Anspruch auf Aufwandersatz
Der Arbeitgeber stellt den ArbeitnehmerInnen grundsätzlich die Arbeitsmittel zur Verfügung. Wenn ArbeitnehmerInnen im Home-Office zustimmen, dort eigene Arbeitsmittel einzusetzen, besteht ein Anspruch auf Aufwandersatz. Aber bisher konnte davon vertraglich abgegangen werden – man arbeitete dann auch ohne Kostenersatz mit eigenen Arbeitsmitteln. Das Sozialpartnerpaket beinhaltet hier eine wichtige Verbesserung:
Bei der Verwendung eigener digitaler Arbeitsmittel (zB Laptop, Handy, Kosten der Datenverbindung) ist ein Kostenersatz in Zukunft unabdingbar. Eine angemessene Abgeltung muss daher jedenfalls geleistet werden und zum konkreten Arbeitsplatz passen. Das ist eine deutliche arbeitsrechtliche Verbesserung.
Wie bisher sollen und können Arbeitgeber aber auch einen Beitrag für weitere anfallende laufende Mehrkosten übernehmen (Strom, Heizung). Diese Kosten können auch in Form einer Pauschale (zB durch Betriebsvereinbarung) ersetzt werden.
Verbesserungen im Steuerrecht
Bislang waren Kosten nur eingeschränkt absetzbar. Digitale Arbeitsmittel wie Laptop, Handy oder Internet konnten eingeschränkt (betrieblicher Anteil) geltend gemacht werden. Sonstige Kosten nur über die sogenannte „Arbeitszimmer-Regelung“, die die Masse der Beschäftigten aber ausgeschlossen hat, weil sie ein Büro im Betrieb haben.
Zahlungen des Arbeitgebers für Kosten im Home-Office wie Pauschalabgeltungen für digitale Arbeitsmittel oder freiwillige Zahlungen sind künftig im Rahmen einer Home-Office-Pauschale von 3 € pro Tag, maximal 300 € im Jahr, steuer- und SV-frei. Das ist eine erhebliche Verbesserung, weil solche Zuschüsse bislang steuerpflichtig sind und nicht der volle Betrag netto bei den Beschäftigten ankommt. Die Befreiung setzt klare Anreize für die Betriebe, ihrer Kostenverantwortung nachzukommen. Wo das Pauschale vom Arbeitgeber nicht ausgeschöpft wird, kann die Differenz in Zukunft als Werbungskosten geltend gemacht werden. Belegsmäßig nachgewiesene Kosten für ergonomisches Mobiliar wie zum Beispiel der Drehstuhl sind künftig über die gewöhnliche Nutzungsdauer mit bis zu 300 € pro Jahr absetzbar.
Die neuen Regelungen gelten in einem ersten Schritt für Zahlungen beziehungsweise Anschaffungen in den Jahren 2021 bis 2023 und werden dann evaluiert. Für 2020 gelten grundsätzlich die alten Vorgaben. Damit die Kosten für 2020 angeschafftes Mobiliar nicht verfallen, können Teile des 300 €-Rahmens für 2021 ins Jahr 2020 vorgezogen werden. Die Belege also nicht wegwerfen!
Bestehende Regelungen wie das Pendlerpauschale oder die Absetzbarkeit der digitalen Arbeitsmittel (soweit sie das Home-Office-Pauschale übersteigen) bleiben unverändert.
Arbeitsrecht, ArbeitnehmerInnenschutz, Haftung
Alle Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes, Arbeitsruhegesetzes und die anwendbaren Bestimmungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes gelten auch im Home-Office. Zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung bzw. Fragen der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes besteht eine Unterweisungspflicht der ArbeitgeberIn. Dazu werden die Sozialpartner mit dem Arbeitsinspektorat Informationsmaterialien ausarbeiten.
Für die verpflichtende Arbeitsplatzevaluierung soll für Home-Office eine Musterevaluierung entwickelt werden. Bei Schäden an den Arbeitsmitteln im Home-Office sollen die Mäßigungsmöglichkeiten für Schadenersatz im Dienstnehmerhaftpflichtgesetz auf Haushaltsangehörige der ArbeitnehmerIn ausgeweitet werden (Zum Beispiel: Die Mitbewohnerin leert ein Glas Wasser über den Laptop).
Verbesserter Unfallversicherungsschutz
Der Unfallversicherungsschutz im Home-Office wurde bislang restriktiv gehandhabt. Daher wurde heuer befristet bis 31.3.2021 der Arbeitsunfall in Home-Office besser geschützt. Diese Regelung geht nun ins Dauerrecht über. Das betrifft auch Wegunfälle vom Home-Office in die Arbeitsstätte, zu einem Arzttermin, Interessenvertretung oder wenn man die Kinder in den Kindergarten bringt und ins Home-Office zurückgeht.
