Vor dem Hintergrund der Covid-19-Krise arbeiten nun so viele Menschen in den eigenen vier Wänden, wie noch nie zuvor. Jetzt gibt es neue gesetzliche Regelungen. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zum Thema Home-Office.
Aktualisiert am 27.1.2021
Die veränderte Art zu arbeiten, kann Vor- aber auch Nachteile für die Beschäftigten bieten: Lästige Anfahrtswege fallen weg und mitunter lassen sich Privat- und Berufsleben besser in Einklang bringen. Die zeitliche und örtliche Souveränität von ArbeitnehmerInnen steigt. Andererseits erhöht sich die Gefahr, dass länger und häufig auch außerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten gearbeitet wird, die Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben fällt schwerer. Studien zeigen allerdings, dass das Arbeiten zu Hause von vielen ArbeitnehmerInnen (bei allen Problemen) durchaus geschätzt wird.
Auch ArbeitgeberInnen, die der Idee des mobilen Arbeitens bislang kritisch gegenüberstanden, ändern zusehends ihre Meinung und sehen, dass viele Ängste unbegründet waren und das dislozierte Arbeiten in der Regel funktioniert. Das könnte allerdings auch zu negativen Effekten führen: Durch die zumindest zeitweise Verlagerung von Arbeit in die Wohnungen lassen sich Büroflächen und Kosten einsparen. Das allerdings beschränkt die Souveränität der ArbeitnehmerInnen bei der Wahl ihres Arbeitsortes, kann zu einer Verlagerung des wirtschaftlichen Risikos auf die Beschäftigten führen und ist daher kritisch zu bewerten.
Klare Spielregeln sind wichtig
Damit das Arbeiten im Home-Office für beide Seiten gut funktioniert und ArbeitnehmerInnen dadurch keine Nachteile finanzieller oder anderer Natur erleiden, braucht es also klare Regeln. Hier ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung empfehlenswert.
Was jedenfalls in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden sollte: Wer hat die Möglichkeit, von daheim aus zu arbeiten, wem wird Homeoffice angeboten? Welche technische Ausstattung ist für die Arbeit im Homeoffice notwendig und in welchem Ausmaß kommt der/die ArbeitgeberIn finanziell dafür auf? Welches Arbeitszeitmodell wird gewählt und wie wird die Arbeitszeit von zu Hause aus aufgezeichnet? Wie sollte ein gesunder Arbeitsplatz zu Hause gestaltet sein? Wie ist mit dem Thema Datenschutz umzugehen? Wie ist vorzugehen, wenn der/die ArbeitnehmerIn versehentlich ein Arbeitsgerät beschädigt oder wenn die Arbeit kurzfristig nicht erbracht werden kann? Wie wird sichergestellt, dass nicht im Gegenzug Büroflächen verkleinert oder die Beschäftigten über digitale Tools kontrolliert werden?
Neue Regeln für die Arbeit im Home-Office
Nach vehementen Forderungen von Arbeiterkammer und Gewerkschaft haben sich die Sozialpartnerorganisationen jüngst auf neue Regeln im Zusammenhang mit der Arbeit im Home-Office geeinigt. Mit einer Beschlussfassung im Nationalrat ist demnächst zu rechnen. So wird nun explizit klargestellt, dass die Arbeit im Home-Office nur freiwillig erfolgen darf, eine schriftliche Vereinbarung zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn ist abzuschließen. Ein neuer Betriebsvereinbarungstatbestand „Einführung und Regelung von Home-Office“ wird geschaffen – wo bereits bisher zwingend eine Betriebsvereinbarung abzuschließen ist – Stichwort technische Kontrollsysteme – gilt das auch weiterhin. Klargestellt wird überdies, dass die Bestimmungen des Arbeitszeit- und des Arbeitsruhegesetzes auch im Home-Office in vollem Umfang zur Anwendung kommen. Ebenfalls klargestellt wird, dass ArbeitgeberInnen die für die Arbeitserbringung im Home-Office notwendige technische Infrastruktur bereitstellen, andernfalls einen angemessen Kostenersatz zu leisten haben. Das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz wird auf Haushaltsangehörige des/der ArbeitnehmerIn erweitert. In puncto ArbeitnehmerInnenschutz wird eine Musterevaluierung zur besseren Überprüfbarkeit möglicher belastender Faktoren bei der Arbeit in der eigenen Wohnung erstellt, außerdem müssen ArbeitgeberInnen die Beschäftigten vor Beginn der Tätigkeit im Home-Office zu den Erfordernissen der Arbeitsplatzgestaltung unterweisen. Der im Zuge der Covid-19-Krise vorübergehend geschaffene erweiterte Unfallversicherungsschutz für Personen, die von der eigenen Wohnung aus arbeiten, wird weitestgehend ins Dauerrecht übernommen.
Wie werden Zahlungen durch den/die ArbeitgeberIn steuerlich behandelt?
Bislang waren diese Kosten nur eingeschränkt absetzbar. Digitale Arbeitsmittel wie Laptop, Handy oder Internet konnten eingeschränkt (betrieblicher Anteil) geltend gemacht werden. Sonstige Kosten nur über die sogenannte „Arbeitszimmer-Regelung“, die die Masse der Beschäftigten aber ausgeschlossen hat.
Die Sozialpartner haben sich daher frühzeitig für Verbesserungen stark gemacht und diese auch durchgesetzt. Die neuen Regeln bestehen aus zwei Elementen:
1) Zahlungen des Arbeitgebers für Kosten im Home-Office wie Pauschalabgeltungen für digitale Arbeitsmittel wie Laptop, Handy und Datenverbindung oder freiwillige Zahlungen sind künftig im Rahmen eines Home-Office-Pauschales von 3 € pro Tag, maximal 300 € im Jahr, steuer- und SV-frei. Das ist eine erhebliche Verbesserung zum Status Quo, wo solche Zuschüsse steuerpflichtig sind und nicht der volle Betrag netto bei den Beschäftigten ankommt. Die Befreiung setzt klare Anreize für die Betriebe, ihrer Kostenverantwortung nachzukommen. Wo das Pauschale vom Arbeitgeber nicht ausgeschöpft wird, kann die Differenz in Zukunft als Werbungskosten geltend gemacht werden.
2) Belegsmäßig nachgewiesene Kosten für ergonomisches Mobiliar wie zB der Drehstuhl sind künftig über die gewöhnliche Nutzungsdauer mit bis zu 300 € pro Jahr absetzbar.
Die neuen Regelungen gelten in einem ersten Schritt für Zahlungen bzw Anschaffungen in den Jahren 2021 bis 2023 und werden dann evaluiert. Für 2020 gelten grundsätzlich die alten Vorgaben. Damit die Kosten für 2020 angeschafftes Mobiliar nicht verfallen, können Teile des 300 €-Rahmens für 2021 ins Jahr 2020 vorgezogen werden. Die Belege also nicht wegwerfen!
Bestehende Regelungen wie das Pendlerpauschale oder die Absetzbarkeit der digitalen Arbeitsmittel (soweit sie das Home-Office-Pauschale übersteigen) bleiben unverändert.
Unter welchen Voraussetzungen kann ad-hoc Telearbeit durchgeführt werden?
Wann ad-hoc Telearbeit durchgeführt werden kann und welche Voraussetzungen dafür notwendig sind, sollte durch eine Betriebsvereinbarung geregelt werden, ansonsten darf der/die ArbeitnehmerIn nicht selbst entscheiden, wann er/sie von zu Hause aus arbeiten will. Fehlt eine solche konkrete Regelung, ist die Durchführung von anlassbezogener Telearbeit nur einvernehmlich möglich, also in jedem einzelnen Fall mit dem/der ArbeitgeberIn zu vereinbaren.
Gibt es spezielle gesetzliche Regelungen für die Bildschirmarbeit bei im Home-Office?
Bei der Zurverfügungstellung der Arbeitsmittel für die Bildschirmarbeit durch den Arbeitgeber kommen grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Arbeitnehmerschutzgesetzes hinsichtlich der Bildschirmarbeit zur Anwendung. Die vom der Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel müssen denselben Anforderungen zu entsprechen wie jene Arbeitsmittel, die in der Arbeitsstätte eingesetzt werden.
Ist der Arbeitgeber für die ergonomische Gestaltung des Heimarbeitsplatzes verantwortlich?
Die ergonomische Gestaltung der Arbeitsflächen und Sitzgelegenheiten von Bildschirmarbeitsplätzen außerhalb der Arbeitsstätte, somit im Anwendungsbereich von Home-Office, ist laut Arbeitnehmerschutzgesetz explizit von den Arbeitgeberpflichten ausgenommen. Der/die ArbeitgeberIn muss die Beschäftigten vor Beginn der Tätigkeit im Home-Office zu den Erfordernissen der Arbeitsplatzgestaltung unterweisen. Zur Evaluierung der psychischen und physischen Belastungen bei der Arbeit im Home-Office steht in Kürze eine Muster-Evaluierung zur Verfügung. Auf eine möglichst sinnvolle Gestaltung der Arbeitsplätze sollte keinesfalls verzichtet werden.
Sind die ArbeitnehmerInnen im Home-Office unfallversichert?
Eine zeitlich befristete Erweiterung des gesetzlichen Unfallversicherungsschutzes stellte Unfälle im Home-Office während der Covid-19-Krise mit jenen gleich, die sich in der Arbeitsstätte ereignen. Unfallversichert sind damit auch Wege innerhalb des privaten Haushaltes wie auch z.B. von zu Hause aus angetretene Wege zum/zur ÄrztIn. Diese Bestimmung wird nun weitestgehend ins Dauerrecht übernommen.
Es besteht Unsicherheit, ob die ständig im Home-Office tätigen Beschäftigten eines Unternehmens zum Betriebsrat wahlberechtigt sind. Wie ist dazu die Rechtslage?
Die im Home-Office tätigen Beschäftigten sind gleichermaßen als »im Rahmen eines Betriebes beschäftigte Personen« anzusehen und somit wahlberechtigt. Es kommt nicht auf die räumliche Nähe oder Distanz zu den betrieblichen Räumlichkeiten an, sondern auf das Vorliegen einer engen Beziehung zum Betrieb.
Darf der Arbeitgeber die Wohnung des/der Beschäftigten betreten, um nachzusehen, ob er/sie ordentlich arbeitet?
Nein. Es ergibt sich schon aus grundrechtlichen Erwägungen, dass Arbeitgeber nicht in den Privatbereich ihrer Beschäftigten eindringen dürfen. Die zum Wesen des Arbeitsvertrages gehörenden Kontrollrechte des Arbeitgebers können daher nur auf anderem Wege wahrgenommen werden. Viele Arbeitgeber versuchen daher, die Beschäftigten mit technologiegestützten Systemen zu kontrollieren.
Ein Arbeitgeber möchte die Beschäftigten im Home-Office stärker kontrollieren und digitale Kontrollmaßnahmen einführen – was ist zu beachten?
Grundsätzlich haben ArbeitgeberInnen das Recht, die Erbringung der im Arbeitsvertrag geschuldeten Leistung zu kontrollieren. Allerdings kann die Einführung derartiger Kontrollsysteme laut Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) eine zustimmungspflichtige Maßnahme darstellen, bei der dem Betriebsrat ein Mitwirkungsrecht zukommt. Der neue Betriebsvereinbarungstatbestand zu Home-Office (§ 97 Abs 1 Z 27 ArbVG) ändert daran nichts. In Betrieben ohne Betriebsrat dürfen derartige Systeme nur eingesetzt werden, wenn die qualifizierte Zustimmung der einzelnen Beschäftigten eingeholt wurde.
Der Arbeitgeber will die Verwendung eines ganz bestimmten Gerätes im Home-Office vorschreiben. Ist das möglich?
Stellt der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin das Gerät zur Verfügung, liegt darin kein Problem. Sollen die ArbeitnehmerInnen ihre privaten Geräte verwenden, ist jedenfalls ein angemessener Aufwandersatz zu leisten. Fraglich ist die Situation insbesondere dann, wenn die Beschäftigten ein bestimmtes Gerät selbst anschaffen müssen. In einem solchen Fall ist wohl davon auszugehen, dass der Arbeitgeber die Anschaffung und die damit verbundenen Kosten auf die Beschäftigten abschieben will. Darin kann man eine Überwälzung des Unternehmerrisikos erblicken, weshalb unter Umständen Sittenwidrigkeit vorliegt.
Was passiert, wenn während des Home-Office ein Virus den Computer des Arbeitgebers befällt?
In diesem Fall stellen sich Fragen der Haftung. Wurden die vorgegebenen Sicherheitsstandards eingehalten und hat der/die ArbeitnehmerIn den Computer bestimmungsgemäß verwendet, kann er oder sie wohl nicht für auftretende Störungen und Virenbefall im Computersystem verantwortlich gemacht werden. Diese Frage sollte jedoch jedenfalls in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Dürfen die vom Arbeitgeber für die Arbeit im Rahmen von Home-Office zur Verfügung gestellten Geräte auch privat genutzt werden?
Ob die Nutzung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Geräte auch für den Privatgebrauch zulässig ist, sollte Teil der Betriebsvereinbarung über die mobile Arbeitserbringung im Rahmen von Home-Office sein und muss jedenfalls geregelt werden.
Habe ich Anspruch auf Arbeitsmittel?
Grundsätzlich muss der/die ArbeitgeberIn sämtliche notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Es kann jedoch auch vereinbart werden, dass bestimmte Arbeitsmittel vom/von der ArbeitnehmerIn bereitgestellt werden, dann ist für digitale Arbeitsmittel (Laptop, Diensthandy, Datenverbindung,…) jedenfalls ein angemessener Kostenersatz durch den/die ArbeitgeberIn zu leisten. Pauschalzahlungen sind bis zu 300 €/Jahr steuerfrei. Darüber hinaus können Ausgaben für Büromobiliar im Ausmaß von bis zu 300 €/Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Habe ich Anspruch auf Kostenersatz?
Soweit die notwendigen Arbeitsmittel nicht vom/von der ArbeitgeberIn bereitgestellt werden, besteht Anspruch auf angemessenen Kostenersatz durch den/die ArbeitgebeberIn jedenfalls für digitale Arbeitsmittel (Laptop, Diensthandy, Datenverbindung,…). Pauschalzahlungen sind bis zu 300 €/Jahr steuerfrei.
Was passiert wenn der Laptop zu Schaden kommt?
Das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz (DHG) gilt bisher nur unmittelbar zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn. Beschädigt ein/eine ArbeitnehmerIn unabsichtlich den Laptop des/der ArbeitgeberIn, muss also in der Regel nicht Schadenersatz in voller Höhe geleistet werden. Problematisch ist, wenn der Schaden von einer anderen Person, etwa dem/der LebensgefährtIn, verursacht wird. Das DHG wird nun auf Haushaltsangehörige des/der ArbeitnehmerIn erweitert, diese sind künftig also ebenfalls geschützt.
Die Gewerkschaft GPA hilft
GPA-Mitgliedern steht ein vielfältiges Beratungsangebot zu arbeitsrechtlichen Fragen zur Verfügung. Nicht-Mitglieder können unter 050301-301 eine kostenlose Erstberatung in Anspruch nehmen.